Aanbestedingswet 2012
Verslag van de workshop ‘Aanbesteding’ UVA 2 en 3 september 2013.
Aanbestedingswet 2012. Doel van de workshop is om de cursisten in twee dagen het beginsel van aanbestedingen uit te leggen vanuit het perspectief van de vragende- en de biedende partij. Olaf Estoppey van Emendos verzorgde de workshop die bestond uit theoretische leerstof, aangevuld met twee praktijkvoorbeelden en een interactieve sessie waarbij de cursisten zelf op zoek gaan naar aanbestedingen en deze analyseren. Doelgroepen zijn post initiële studenten restauratiekunde en permanente educatie voor RN leden(PE). Er waren 15 studenten van de UVA en 3 (schilderijen) restauratoren PE aanwezig.
In 2011 werd op de UVA aan de studenten voor de eerste keer een eendaagse cursus door Olaf verzorgd, duidelijk werd dat een dag niet genoeg is. Dus zijn wij dit jaar in twee dagen ruimschoots voorzien van alle ‘ins’ en ‘outs’ over het aanbesteden. Zelf ben ik er van overtuigd dat binnen enkele jaren restauratoren steeds vaker te maken zullen krijgen met aanbestedingen. Daarom verraste het me dat er zo weinig collega’s uit de praktijk aanwezig waren. Juist de combinatie van studenten en restauratoren is een heel vruchtbare samenwerking waar het delen van kennis en ervaring zorgt voor kruisbestuiving. Met mijn verslag van deze workshop hoop ik een tip van de sluier op te tillen over werken met aanbestedingen, en zo mijn vakgenoten nieuwsgierig te maken en te motiveren om de kansen te grijpen die er liggen bij de Permanente Educatie van de UVA.
Sinds 2012 zijn de nieuwe Europese richtlijnen voor publieke aanbestedingen geformuleerd met als doel om een open interne Europese markt te stimuleren, met als doel een eerlijke concurrentie en een verantwoording van publieke uitgaven. In april 2013 zijn in Nederland deze regels omgezet naar een landelijke wetgeving, en werd de Aanbestedingswet 2012 van kracht. Mede door de inzet van het Midden- en Kleinbedrijf (MKB) zijn veel oude regels afgeschaft, verbeterd of vereenvoudigd. Waar voorheen de ‘Laagste prijs’ de opdracht werd gegund, is nu de ‘ economisch meest voordelige inschrijving’ van kracht waarbij de prijs wordt bepaald door het behandelplan en de prijs samen. Voorheen mocht men eisen dat de bieder haar omzetcijfers toonde, nu mag alleen nog bij relevante zaken gevraagd worden naar omzetcijfers. Dit zijn twee van de grote winsten van het MKB want zo kunnen kleine bedrijven, ZZP’ers en zelfs startende bedrijven ook meedingen in een aanbesteding. De markt ligt dus open voor restauratoren! En in die markt kan gekozen worden om te werken als concurrenten of partners. Samenwerken kan uit hoofde van gelijkheid, het zo gehete consortium, waarin ieder lid hoofdelijk aansprakelijk is. De andere vorm is de hoofdaannemer en de onderaannemer.
Een aanbesteding is een opdracht verstrekking door centrale overheid en decentrale overheden. Dit zijn gemeenten en provincies, publiekrechtelijke instellingen zoals musea en bijzondere sectoren zoals Pro rail. De aanbesteding kent 3 typen, levering van producten (inkoop), levering van diensten (restauraties) en werken (bouw, gronden-wegenbouw). Een combinatie van 2 of 3 typen is ook mogelijk. De restaurator zal te maken kunnen krijgen met een combi van diensten en werken, denk maar aan restauraties van monumenten.
Aanbesteden kan op meerdere niveaus: de 1 op 1 gunning[1], meervoudige onderhandse procedures, nationale openbare en niet openbare procedures waarbij de selectie niet voor iedereen zichtbaar is en de Europese procedures. Bij de openbare is het hele proces zichtbaar voor iedereen en bij de niet openbare wordt er eerst een top 3 of 5 van geschikte kandidaten gekozen. Voor ieder soort aanbesteding geldt een financiële drempelwaarde. De centrale overheid moet vanaf € 130.000,00[2] verplicht Europees aanbesteden, en de decentrale overheid op € 200.000,00. Een meervoudige onderhandse aanbesteding ligt bijvoorbeeld voor de decentrale overheid tussen 30K[3] en 150K, een Nationaal openbare grofweg tussen 130K en 200K, dan volgt daarop de Europese vanaf 180K.
De aanbesteding bestaat uit een proactief en een reactief deel. In het eerste proactieve deel zijn er drie stappen: specificeren, selecteren en contracteren. Het tweede reactieve deel bestaat uit bestellen, bewaken en nazorg. Wie een grote aanbesteding uitschrijft is gemiddeld een half jaar bezig met alleen al het eerste deel. Interessant om te melden is dat een restaurator zowel een rol kan spelen in de vragende als de biedende zijde van het spel. De adviserende rol als expert bij het uitschrijven van een offerte maar ook de biedende partij. Het advies van Olaf is dan ook om actief de markt te bespelen en vooral hierbij je netwerkt gebruiken.
Bij het uitschrijven van een aanbesteding houdt men zich bij het opstellen van de stukken aan vijf regels: PONTI: Proportionaliteit, Objectiviteit, Non-discriminatie-Transparant- Integriteit. PONTI dwingen de organisatie om de vraagstelling goed te specificeren vanuit haar missie, dus wie ze zijn en waar ze voor staan. In het programma van eisen formuleert de organisatie wat ze van de bieder verwacht. Bij ‘werken’ spreek je hierbij van ‘ het Bestek’. Zowel de vragende organisatie als de bieder hebben grote voordelen bij een goed geformuleerde aanbesteding. Bij het specificeren wordt onderscheid gemaakt tussen selectie- en de gunning criteria. Selectie staat voor de vereiste expertise en techniek en de gunning betreft het plan van aanpak, de kosten, de uitvoering. Vaak verkent de vragende partij eerst de markt daar ligt immers de expertise. Alle biedende partijen kunnen na de publicatie van de stukken met daarin het programma van eisen vragenstellen, deze worden verzameld en in de nota van inlichtingen worden alle antwoorden anoniem gedeeld. Een bewijs van transparantie en non-discriminatie: een gelijke behandeling en officiële kanalen. Vanuit de aangeboden offertes volgt de keuze van het ‘gunnen’ en ‘ afwijzen’ waarna het contract wordt opgemaakt. Het tweede deel van het proces is voor de vragende partij heel spannend, omdat afgewezen bieders die het niet eens zijn met de beoordeling binnen drie weken een bezwaar kunnen indienen in de vorm van een kort geding. Houdt bijvoorbeeld een gemeente zich niet aan de regels van de wet dan kan men een klacht indienen bij bv. het Midden en Klein Bedrijf (MKB). Het tweede reactieve deel zorgt de bewaking dat het proces goed wordt gevolgd en of de factuur klopt.
De praktijkvoorbeelden werden verzorgd door Emjay Rechsteiner van het Nederlands Film instituut EYE en Reinier Klusener van Hoving en Klusener meubelrestauratie.
Emjay heeft drie keer een Europese aanbesteding uitgeschreven voor conservering en digitalisering van film en digitalisering van foto voor €200.000,00. Daarbij werd hij geholpen door Olaf. Een van de dingen die ze leerden in de eerste van de drie aanbestedingen was de keuze van de taal. Door te kiezen voor de Engelse taal was het mogelijk om wereldwijd te zoeken naar bieders. Tijdens de proactieve fase verkende Emjay de markt wereldwijd op zoek naar expertise, en ontdekte de verschillen in aanpak bij filmrestauratie en digitalisering wat resulteerde in de keuze om de opdracht niet tot in detail te specificeren. Dus hoe je van A naar B komt konden de bieders uitgebreid beschrijven in hun plan van aanpak. Dit stimuleert de creativiteit van de bieder en innovatie van de markt, wat zeker een kwaliteit is van de ‘Aanbestedingswet 2012’ want het is immers niet alleen meer het laagste bod dat wordt vergeven maar de combinatie tussen plan van aanpak en prijs.
Reinier Klusener beschrijft het aanbestedingsproces vanaf het moment dat de envelop voor een bezichtiging op de mat viel. Samen met 39 andere RN restauratoren werd hij uitgenodigd om te komen kijken en bieden op kavels met meubels in het Paleis op de Dam. Tijdens de schouw besloten ze om met andere restauratoren in dit project samen te werken, kennis en expertise werd gedeeld met een ander atelier dat ook een kavel gegund kreeg en collega’s werden aangetrokken. Specifieke metalen delen aan de meubels werden uitbesteed aan een onderaannemer. Verwacht werd dat er eerst een ‘proefmeubel’ werd gerestaureerd om de gunning te verdienen maar ook om de onderlinge expertise te kunnen vergelijken voor de eenheid van het resultaat. Reinier leerde meerdere lessen. Voor hem was het een opdracht met veel organisatie en logistiek, terwijl hij eigenlijk liever ‘hands-on’ aan de meubels restaureerde, maar hij kon gewoon de leiding over het project niet uit handen geven. Wat weer niet ten goede kwam aan het proces want in wezen was hij het best onderlegd en sneller dan de meesten, dus de taakverdeling bleek niet optimaal. De inbreng van de opdrachtgever was ook veel bepalender dan normaliter, zij dicteerden de criteria, zo werd bijvoorbeeld verwacht dat de meubels zouden ‘glimmen’. Reinier benadrukte meerdere malen dat communicatie erg belangrijk is en veel tijd kost. Bijvoorbeeld, het metaalwerk op de meubels was van uitzonderlijk hoge kwaliteit en waard om onderzocht te worden. Het koste extra tijd en inspanning om de opdrachtgever daarvan te overtuigen. Ondanks de hoge eisen en strenge richtlijnen konden tijdens het werk aanpassingen in het proces worden doorgevoerd. Een minpunt bleek dat hun bod op het betreffende kavel veel lager lag dan de andere twee bieders, en er terugkijkend ook geen hoge winsten mee zijn behaald. Evaluerend concludeerde Reinier dat ondanks de hoge eisen die de opdrachtgever stelde, ‘ de soep nooit zo heet word gegeten als ze wordt opgediend’.
Bij Reinier rolde de aanbesteding letterlijk door de brievenbus, een gevolg van zijn netwerk en expertise. Maar als die brief nu niet ‘vanzelf’ op de mat rolt, waar vind je een aanbesteding? Daarvoor zijn internet sites te raadplegen zoals www.tendernet.nl, www.aanbestedingskalender.nl en www.rijksoverheid.nl.
Marjan de Visser 2013
